Số hóa dữ liệu lưu trữ là biện pháp tối ưu,với số hóa dữ liệu giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ dàng. Cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý và không gian lưu trữ. Ngoài ra số hóa dữ liệu giúp chúng ta có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau.

I. Số hóa là gì?

Số hóa là hình thức hiện đại hóa, chuyển đổi các hệ thống thường sang hệ thống kỹ thuật số. Ví dụ như số hóa tài liệu dạng giấy với nhiều khổ cỡ, xuất ra nhiều dạng tập tin khác nhau như tif, jpg, pdf, bmp. Hoặc số hóa truyền hình chuyển đổi từ phát sóng truyền hình analog sang phát sóng kỹ thuật số.

Nói một cách đơn giản: Số hóa là việc nhập các dữ liệu lên phần mềm để dễ dàng quản lý, đánh giá và theo dõi.

II. Lợi ích của số hóa

Trong hoạt động kinh doanh

Trong công tác hành chính

- Tối giản hóa và giảm chi phí quản lý, vận hành - Cải thiện chiến lược khách hàng - Xác định chính xác phân khúc thị trường và khách hàng tiềm năng - Cập nhật nhanh chóng và chính xác nhờ hệ thống thông tin, báo cáo thông suốt, kịp thời. - Tạo ra nhiều sản phẩm, dịch vụ mới. - Trải nghiệm khách hàng toàn cầu - Nâng cao hiệu quả hoạt động và tính cạnh tranh của doanh nghiệp - Tăng sự nhanh nhẹn và đổi mới

– Giảm không gian lưu – Tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ – Lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn – Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu – Chia sẻ thông tin nhanh chóng – Tăng cường khả năng bảo mật thông tin – Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời. – Chi phí vận hành và quản lý thấp và hiệu quả.

III. Các dạng số hóa dữ liệu

Có rất nhiều dạng lưu trữ dữ liệu trong số hóa, có thể lưu trữ văn bản, hồ sơ, lưu theo dạng hộp, dạng kệ, dạng kho. Tại sao phải đa dạng các hình thức lưu trữ tài liệu? Căn bản việc đa dạng hình thức lưu trữ sẽ giúp phân biệt các loại tài liệu, dễ dàng quản lý, đánh giá và theo dõi. Bên cạnh đó, việc tìm kiếm tài liệu khi cần sẽ vô cùng dễ dàng.

Số hóa tài liệu giúp việc bảo quản, duy trì tuổi thọ của tài liệu truyền thống được lâu hơn. Việc số hóa tài liệu sẽ dễ dàng mở rộng phạm vi cộng đồng người sử dụng nguồn tài nguyên thông tin của cơ quan thông tin, thư viện, giúp ích trong việc truy xuất tìm kiếm thông tin ở bất kỳ đâu vào bất cứ thời điểm nào một cách nhanh chóng, dễ dàng.

IV. Những lưu ý khi số hóa dữ liệu

Đã đến lúc doanh nghiệp nên thực hiện số hóa tài liệu từ dạng truyền thống sang dạng số. Tiết kiệm không gian quản lý và chi phí bảo quản. Bạn cần hiểu rõ việc số hóa cần những yêu cầu gì?

– Bạn sẽ số hóa những loại tài liệu gì?

– Số lượng tài liệu cần số hóa dữ liệu trong khoảng thời gian bao lâu.

– Mục đích số hóa dữ liệu chính của bạn là gì? (truy cập, vận hành hiệu quả, tăng doanh thu…)

– Kích thước tài liệu bạn muốn scan?

– Bạn cần chất lượng scan? (độ phân giải?, 1 mặt hay 2 mặt?…)

– Loại định dạng đầu ra mong muốn của bạn? (TIFF, JPEG, PDF…?)

– Ngân sách để tiến hành số hóa dữ liệu?

Nguồn: sưu tầm