Quản lý công việc về cơ bản là xử lý các nhiệm vụ từ khi nó được tạo ra cho đến khi bạn hoàn thành nó. Nó cũng chính là việc áp dụng các kỹ năng, kinh nghiệm để sắp xếp các công việc khoa học nhằm đạt được mục tiêu đề ra một cách hiệu quả.

1. Các bước cơ bản trong quản lý công việc 

• Tạo các công việc cần làm,
• Sắp xếp và ưu tiên thực hiện,
• Kiểm soát và đánh giá chất lượng công việc.

2. Vì sao cần quản lý công việc hiệu quả?

Quản lý công việc hiệu quả giúp bạn kiểm soát chính xác các việc cần thực hiện, đảm bảo tiến độ và chất lượng của công việc:

• Giúp bạn hoàn thành các mục tiêu đề ra một cách nhanh chóng và hiệu quả. Đồng thời giảm khả năng trì hoãn các công việc.
• Giúp giảm thiểu căng thẳng và lo lắng. Đăc biệt khi phải đối mặt với các thời gian hoàn thành một số lượng lớn công việc.
• Khi kiểm soát công việc hiệu quả, bạn sẽ cập nhật tiến độ công việc liên tục. Từ đó, giúp bạn cải thiện, nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc một cách rõ rệt.

3. Các phương pháp quản lý công việc hiệu quả

a) Lên thời gian biểu cho các công việc sẽ làm

Lập thời gian biểu sẽ giúp không bỏ sót các công việc, kiểm soát công việc tốt nhất và việc thực hiện các công việc suôn sẻ hơn.

Để lập một thời gian biểu phù hợp, bạn cần:

• Liệt kê danh sách các công việc bạn phải thực hiện.
• Sau đó sắp xếp các nhóm công việc và phân chia thời gian thực hiện chúng một cách hiệu quả.
• Kiểm tra lịch trình để xem mình có hoàn thành các công việc đúng tiến độ hay lịch trình ấy có phù hợp hay không?
• Đánh giá và điều chỉnh thời gian biểu thường xuyên để phù hợp với các công việc của bạn.

b) Đặt mục tiêu và giới hạn hoàn thành công việc

Mục tiêu chính là kim chỉ nam giúp bạn hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Đồng thời, mục tiêu sẽ giúp bạn có động lực giúp bạn làm việc hăng say và hiệu quả hơn.

Để hoàn thành được mục tiêu đề ra, bạn đừng quên đặt ra giới hạn cuối cùng để hoàn thành công việc cuối cùng cho mình. Giới hạn cuối cùng để hoàn thành công việc sẽ giúp bạn quyết tâm không trì hoãn công việc. Bên cạnh đó, giới hạn hoàn thành công việc còn giúp bạn có sự tập trung để hoàn thành công việc một cách hiệu quả.

c) Đánh giá kết quả làm việc sau khi hoàn thành

Đánh giá kết quả công việc là quá trình thu thập và phân tích kết quả có liên quan đến các công việc được thực hiện.

Thường thì việc đánh giá kết quả công việc sẽ được diễn ra theo ngày, tuần, tháng.

Việc đánh giá này sẽ giúp bạn xem mình đã làm tốt các công việc đề ra hay chưa? Giúp bạn khắc phục các bất cập đang gặp phải cũng như đề ra giải pháp cải thiện tốt hơn trong tương lai.

4. Sử dụng phần mềm quản lý công việc

Trước đây, khi công nghệ chưa phát triển, chưa có các phần mềm quản lý báo cáo công việc; mọi hoạt động quản lý, giám sát công việc đều thông qua giấy tờ phức tạp và phiền phức. Thế nhưng cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, đặc biệt trong thời kỳ công nghệ 4.0, các phần mềm quản lý công việc hàng ngày mang lại nhiều lợi ích thiết thực, giải quyết những khó khăn tồn đọng một cách hợp lý và hiệu quả.