I. Quy định số hóa tài liệu

Hiện nay số hóa lưu trữ tài liệu được tiến hành thực hiện theo tiêu chuẩn của Thông tư số 02/2019/TT – BNV quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu dữ liệu điện tử.

Một số đặc điểm cụ thể dễ dàng nhận biết như:

Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số hóa

Vị trí: góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu

Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế có dấu, có định dạng (.png)

Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian đăng ký (ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây…)

   Bảng quy định về định dạng tiêu chuẩn trên tài liệu số hóa

1	Số lưu trữ	Archives Number	String	50
2	Ký hiệu thông tin	InforSign	String	30
3	Tên sự kiện	EventName	String	500
4	Tiêu đề phim/âm thanh	Movie Title	String	500
5	Ghi chú	Description	String	500
6	Tác giả	Recorder	String	300
7	Địa điểm	Record Place	String	300
8	Thời gian	Record Date	String	DD/MM/YYYY
9	Ngôn ngữ	Language	String	100
10	Thời lượng	Play Time	String	8
11	Tài liệu đi kèm	Doc Attached	String	300
12	Chế độ sử dụng	Mode	String	20
13	Chất lượng	Quality	String	50
14	Tình trạng vật lý	Format	String	50

 

II. Số hóa tài liệu cho doanh nghiệp 

Do mục tiêu khác nhau, mà có thể đặt ra các bước số hóa tài liệu khác nhau phù hợp với từng cơ quan, tổ chức. Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước đặt ra quy trình gồm 12 bước theo Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011 với yêu cầu phân loại ảnh và sao lưu ảnh. Nhưng nếu với yêu cầu phổ thông, quá trình thực hiện số hóa tài liệu chỉ đơn giản có 5 bước như sau:

– Bước 1: Nhận tài liệu lưu trữ đã được lựa chọn 

Việc lựa chọn này là cần thiết, vì không có một cơ quan, tổ chức nào lại có thể số hóa một lần cả kho lưu trữ của mình. Tiêu chuẩn để số hóa tùy thuộc vào mục tiêu của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ mà các dịch vụ scan tài liệu ngoài sẽ thay đổi theo. Ví dụ, số hóa để bảo hiểm tài liệu lưu trữ, tài liệu được chọn phải là tài liệu thuộc diện quý, hiếm theo quy định của Pháp luật.

– Bước 2: Chuẩn bị tài liệu

Công việc bao gồm:

-Lấy ra các bìa cứng, ghim kẹp; làm phẳng các trang tài liệu;

-Phân loại tài liệu, tách riêng những tài liệu rách, hư hỏng, nếu việc số hóa áp dụng cho các hồ sơ lưu trữ và dùng kỹ thuật scan từng tờ tài liệu. Nếu việc số hóa tài liệu lưu trữ dạng đóng quyển, thì có thể áp dụng công nghệ mới tiến hơn như Bookscan cho việc số hóa lưu trữ tài liệu.

– Bước 3: Thiết lập hệ thống

Scan và thiết lập hệ thống ảnh, đặt tên file, đặt định dạng, đóng, ghim lại theo trật tự tổ chức tài liệu ban đầu, tạo siêu siêu dữ liệu (Metadata).

Đây là bước quyết định nhất để chuyển đổi tài liệu truyền thống sang tài liệu số hóa. Danh mục tài liệu số hóa được lập và gắn vào tài liệu được thông qua một phần mềm ứng dụng và tạo ra metadata. Đồng thời, tài liệu được đặt định dạng theo sự lựa chọn được định trước.

– Bước 4: Kiểm tra tài liệu

Kiểm tra chất lượng tài liệu đã được và làm lại những ảnh hưởng không đạt yêu cầu.

– Bước 5: Nghiệm thu, bàn giao tài liệu lưu trữ

Công việc bao gồm bàn giao lại tài liệu số hóa và bàn giao tài liệu gốc. Nếu tài liệu này là tài liệu lưu trữ của một lưu trữ lịch sử thì với những văn bản không đóng quyển trong một hồ sơ, việc bàn giao phải được kiểm tra chặt chẽ từng trang tài liệu để đảm bảo đầy đủ như tài liệu ban đầu đã nhận ở bước 1

III. Một số lưu ý phải thực hiện đồng thời khi thực hiện:

a) Chọn định dạng các file ảnh

Định dạng file là những phần mở rộng ở cuối một tên file (đuôi file), biểu thị file đó thuộc định dạng nào. Thông tin đuôi file được hệ điều hành sử dụng để mở ra chương trình phù hợp. Ví dụ: *.txt là loại file chữ viết và được xử lý bằng một chương trình văn bản tương ứng. Các định dạng file ảnh khác nhau mang lại dung lượng ổ đĩa, chất lượng ảnh khác nhau.Các định dạng phổ biến được áp dụng cho file dữ liệu ảnh là: JPG, TIFF, GIF, PNG, RAW… Mỗi định dạng này đều có những ưu thế và những hạn chế riêng.

b) Chọn vật mang tin để quản lý

Vật mang tin là các phương tiện lưu giữ và truyền đạt thông tin trên mọi chất liệu từ khi có chữ viết đến nay như đất nung, đá, vỏ, lá cây, lụa, mai rùa, tre, giấy… Với sự tiến bộ của khoa học và công nghệ, đã xuất hiện thêm tài liệu công nghệ mới, tài liệu nghe nhìn hiện đại, như đĩa CD, CD-ROM, DVD, băng từ, video, vi phim, vi phiếu, ổ cứng máy tính, v.v…thì điều quan tâm nhất của công tác lưu trữ tài liệu là độ bền của từng loại vật mang tin.

Với khả của cơ quan là chủ sở hữu tài liệu, mỗi một dự án số hóa tài liệu đều chọn vật mang tin thích hợp để quản lý các dữ liệu số của mình.

c) Thiết lập hệ thống siêu dữ liệu

Siêu dữ liệu (Metadata) là thông tin mô tả nội dung của tài liệu số hóa, mà người làm lưu trữ vẫn quen gọi là thông tin cấp II tài liệu lưu trữ. Siêu dữ liệu là dữ liệu để mô tả dữ liệu, hoặc dữ liệu về dữ liệu. Khi dữ liệu được cung cấp cho người dùng cuối, Siêu dữ liệu sẽ cung cấp những thông tin cho phép người quản lý hiểu rõ hơn bản chất của dữ liệu mà họ đang có. Cụ thể, những thông tin này giúp cho người dùng tìm ra được tài liệu mà họ đang cần và giúp họ hiểu những thông tin khác có liên quan. Với sự tối ưu của Siêu dữ liệu, nên còn được gọi là “bể chứa thông tin về dữ liệu”.

Thông qua Siêu dữ liệu, doanh nghiệp có thể nhận biết từng chi tiết kỹ thuật như: kích thước cơ bản của cơ sở dữ liệu, danh mục nghiệp vụ của những loại dữ liệu khác nhau. Những mô tả này hướng dẫn người dùng tin tìm đúng loại dữ liệu, qua đó, giúp họ hiểu được ý nghĩa của dữ liệu và phương pháp tiếp cận chúng.

Nguồn: Sưu tầm